Aviso de Privacidad para Candidatos y Empleados
JUSTWORKS, INC. (“LA EMPRESA”), está consciente de la importancia del tratamiento legítimo, controlado e informado de los datos personales de sus empleados y candidatos. Es así que LA EMPRESA en este acto pone a su disposición el presente Aviso de Privacidad, a fin de que conozca cómo LA EMPRESA obtiene, usa, divulga y almacena sus datos personales.
Datos personales que se recaban
Los datos personales que pudieran recabarse durante el curso de su proceso de reclutamiento y selección, o en caso de ser contratado durante la relación laboral que nos una con usted, pertenecerán a las siguientes categorías: (i) Datos de Identificación: nombre completo; género; fecha de nacimiento; país de origen, ciudadanía y nacionalidad; visas de trabajo y/o permisos para trabajar en México o en el extranjero; clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC); Clave Única de Registro de Población (CURP); número de afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS); imágenes; fotografías, huellas dactilares, identificaciones con fotografía; señas particulares; firma; (ii) Datos de Contacto: domicilio; números telefónicos; números celulares; correo electrónico; dirección IP (Internet Protocol); ubicación en tiempo real (iii) Datos laborales y académicos: curriculum vitae; ocupación; referencias laborales; referencias personales; información relacionada con empleos anteriores; documentos que acrediten preparación académica y grado de estudios; resultados de estudios de verificación de la información que usted proporcione a LA EMPRESA; desempeño laboral; registros disciplinarios, constancias de capacitación; (iv) Datos de Terceros: datos de dependientes económicos y beneficiarios como nombre; fecha de nacimiento; parentesco; datos de contacto; datos de identificación y contacto de personas designadas para caso de emergencia; (v) Datos fiscales y en materia de seguridad social: declaraciones de impuestos y retenciones de impuestos, aportaciones, cuotas obrero-patronales, número y datos de créditos con el INFONACOT y/o INFONAVIT (en su caso); (vi) Datos personales de fuentes de acceso público y recibidos vía transferencia consentida: datos provenientes de registros públicos, directorios, redes sociales y otras fuentes lícitas disponibles en el mercado; (vii) Datos personales provenientes de redes sociales: datos personales e información que haya compartido públicamente en redes sociales (tales como Facebook, Twitter, LinkedIn, entre otras), incluyendo la información que haya compartido de cualquier otra forma con carácter de pública.
Además se podrán recabar y/o realizar exámenes y verificación de antecedentes de forma periódica para recabar Datos sensibles (que deberán entenderse incluidos dentro del término “datos personales”) y que requieren de especial protección como resultados de evaluaciones y exámenes psicométricos; resultados de exámenes médicos, incluyendo exámenes de audiometría, exámenes de sangre, exámenes serológicos o para la detección y contención de enfermedades contagiosas incluyendo COVID-19 e información relacionada a la aplicación de la vacuna contra el COVID-19, radiografías, y tomas de temperatura; antecedentes médicos y familiares (si un familiar suyo tiene o ha tenido una enfermedad contagiosa, si son adultos mayores, embarazadas, con enfermedades crónicos o de inmunosupresión o cualquier otra condición que los coloque en situación de vulnerabilidad), antecedentes penales, laborales y crediticios; datos de salud y padecimientos incluyendo cuestiones médicas por las cuales haya presentado ausencias; asimismo LA EMPRESA podrá recabar la imagen de las personas que ingresan y transitan en sus instalaciones para su seguridad y la de las personas que se encuentran en ellas; así como Datos financieros o patrimoniales: como salarios, gastos, retenciones y entero de impuestos, así como información contenida en Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), deducciones, aportaciones al fondo de ahorro (en caso de aplicar); en caso de terminación de la relación laboral con LA EMPRESA, datos relativos al pago de finiquitos y liquidaciones; pagos por separación, cuentas bancarias y beneficiarios.
Adicionalmente, LA EMPRESA le podrá solicitar que muestre documentación en original y que entregue copia de la misma, como evidencia que respalde la información que haya proporcionado.
Finalidades y/o usos de los datos personales
Los datos personales que recaba LA EMPRESA pueden ser utilizados para las siguientes finalidades necesarias: (i) realización de procedimientos de selección de personal para su contratación, evaluación de su experiencia, conocimientos, aptitudes y habilidades necesarias para el puesto para el cual se postula, incluyendo su identificación y contacto, así como la verificación de la información proporcionada; (ii) evaluación de su estado de salud y estado físico y únicamente en caso de ser contratado o empleado de LA EMPRESA: (iii) para el cumplimiento de cualquier obligación legal relacionada a la información proporcionada y derivada de la relación de trabajo; (iv) evaluaciones de desempeño, llevar a cabo registros disciplinarios y para fines de ascenso laboral; (v) para dar acceso a información sobre la relación laboral con LA EMPRESA, hacer gestiones de recursos humanos y actividades relacionadas con la misma; (vi) cumplimiento con las políticas de LA EMPRESA; (vii) para la elaboración de todo tipo de reportes en la relación con nuestros empleados; (viii) determinar cargos laborales, realizar la administración de talento y administración de personal; (ix) administración de tiempo y asistencia; (x) para el pago y administración de nómina; (xi) pago y administración de beneficios, retención y entero de cuotas obrero-patronales y aportaciones, retención y pago de impuestos, prestaciones, bonos, reembolsos, pensiones, liquidaciones, seguros y otros, en caso de aplicar; (xii) contratación de seguros de gastos médicos, vida, incapacidad y otros, en caso de aplicar; (xiii) elaboración y mantenimiento del directorio de LA EMPRESA; (xiv) listados para correo electrónico y envío de comunicaciones internas; (xv) realización de exámenes médicos para la detección del uso de alcohol y drogas, interfaz biométrica, evaluar estado de salud, así como para la prevención y contención de enfermedades contagiosas incluyendo COVID-19 y evaluar y monitorear síntomas relacionados con las mismas; (xvi) para la realización de procesos de investigación internos o externos y/u otros procesos previstos en las políticas de LA EMPRESA; (xvii) para ser exhibida en caso de juicio nacional e internacional o en cualquier procedimiento administrativo o de cualquier otra naturaleza seguido ante una autoridad competente, ya sea nacional o internacional, y en general para cumplir con órdenes de autoridad y obligaciones legales y para la defensa de los intereses y derechos de LA EMPRESA, sus afiliadas, subsidiarias y cualquier persona física o moral con la que LA EMPRESA tenga, haya tenido o pueda tener una relación comercial; (xviii) proteger la propiedad y derechos de LA EMPRESA y de empresas relacionadas, así como la confidencialidad de la información de éstas; (xix) llevar a cabo estudios, análisis o revisiones (monitoreo), a fin de garantizar la seguridad de los empleados dentro y fuera del lugar de trabajo pudiendo hacer uso de aplicaciones de localización en tiempo real y asegurar la confidencialidad de la información propiedad de LA EMPRESA, y para la prevención, investigación o detección de la comisión de delitos y entablar denuncias en contra de los probables responsables, así como para proteger a nuestros empleados en contra de terceros que hayan cometido delitos o incumplan con las obligaciones con LA EMPRESA. Para esto, LA EMPRESA podrá llevar a cabo la revisión aleatoria de acuerdo a sus políticas de la información contenida en las computadoras, dispositivos móviles y otros dispositivos proporcionados como herramientas de trabajo o propiedad de LA EMPRESA, incluyendo el uso que se haga de Internet y redes; (xx) llevar a cabo y/o ser objeto de auditorías encaminadas a concretar alguna fusión y/o adquisición y/o reestructura, (xxi) contactar a las personas designadas para casos de emergencia, (xxii) llevar a cabo encuestas de opinión de empleados; (xxiii) llevar a cabo reubicaciones; (xxiv) para capacitación y/o movilidad internacional; (xxv) llevar a cabo revisiones de gestión de rendimiento o examinar anualmente el desarrollo; (xxvi) para evaluar cómo su estado de salud impacta su habilidad para realizar su trabajo y si se requiere alguna adaptación; (xxvii) realizar conferencias internas; (xxviii) reservar viajes de trabajo; (xxix) en su caso, para llevar a cabo la terminación de la relación de trabajo con LA EMPRESA, (xxx) promocionar los servicios de LA EMPRESA y/o el grupo de la misma, incluyendo a clientes y además de público en general, (xxxi) para video vigilancia por razones de seguridad de LA EMPRESA, (xxxii) llevar a cabo evaluaciones y/o actividades con el propósito de identificar la necesidad de adoptar medidas preventivas y/o correctivas en los centros de trabajo de LA EMPRESA y en general, para el cumplimiento de obligaciones legales, incluyendo el ser exhibidas a autoridades o particulares para el cumplimiento de las obligaciones previstas en ley.
En caso de ser empleado o ser contratado por LA EMPRESA, los datos personales pueden ser utilizados para cualquier propósito relacionado el inicio, administración y terminación de su relación de trabajo con LA EMPRESA.
Asimismo, los datos personales podrán utilizarse para finalidades no necesarias o secundarias tales como (i) comunicaciones (incluyendo correos electrónicos) relativas a LA EMPRESA; (ii) elaborar y mantener una base de datos para futuras oportunidades de empleo con LA EMPRESA; y (iii) proporcionar referencias laborales suyas a prospectos y/o futuros empleadores o agencias de reclutamiento.
Para limitar o manifestar su negativa sobre el uso de estos fines no necesarios, puede presentar su solicitud por escrito mediante correo electrónico dirigido a legal@justworks.com.
Transferencia de sus datos personales
LA EMPRESA puede transferir a terceros, nacionales o extranjeros, sus datos personales y/o datos personales sensibles y/o financieros con el fin de cumplir con las finalidades descritas; asimismo, en caso de que exista una restructuración corporativa incluyendo la fusión, consolidación, venta o transferencia total o parcial de nuestro negocio o activos, podría ser necesaria la transferencia nacional o internacional de los datos personales. Los terceros a los que LA EMPRESA puede transferir sus datos personales pueden ser otras compañías afiliadas o subsidiarias que actúen bajo las mismas políticas y procedimientos que LA EMPRESA, asesores profesionales externos que actúen en nombre y por cuenta de LA EMPRESA o de sus clientes y/o proveedores, prestadores de servicios que son contratados para cumplir con las finalidades descritas y que actúan en nombre y por cuenta de LA EMPRESA o de sus clientes y/o proveedores, potenciales compradores del negocio o activos de LA EMPRESA o compañías aseguradoras con las que se contraten seguros, auditores externos, así como compañías que lleven a cabo administración de beneficios y finanzas, además de clientes de LA EMPRESA a quienes se les presten servicios y terceros que actúen por parte de dichos clientes. LA EMPRESA podrá transferir sus datos personales cuando sea necesario para la procuración de justicia y reconocimiento de un derecho en un proceso judicial, así como a autoridades mexicanas o extranjeras que así lo requieran a la EMPRESA, para dar cumplimiento a requerimientos de autoridades competentes, normatividad aplicable u obligaciones previstas en ley, o para ser exhibida como prueba en juicio en México o en cualquier país en el extranjero.
LA EMPRESA se compromete a transferir solo aquella información que sea absoluta y estrictamente necesaria. Cuando LA EMPRESA comparta sus datos personales con terceros hará su mejor esfuerzo para asegurarse que dichos terceros tomen las medidas necesarias para proteger la confidencialidad y seguridad de sus datos personales. LA EMPRESA requerirá que dichos terceros cumplan con las leyes de protección de datos aplicables, las políticas y el Aviso de Privacidad de LA EMPRESA y les prohibirá utilizar sus datos personales para un fin distinto a aquel para el cual han sido contratados.
LA EMPRESA se asegurará que dicha información sea resguardada de acuerdo a los principios de protección de datos personales reconocidos por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su Reglamento (la “Ley”) y que, en su caso, el receptor de los datos asuma las mismas obligaciones que LA EMPRESA, por lo que acordará obligaciones contractuales relacionadas con la seguridad de la protección de datos.
LA EMPRESA jamás vende datos personales, ni cede o transfiere sus datos personales a terceros ajenos a LA EMPRESA, sin su consentimiento previo, salvo por lo previsto en el presente documento. Sin embargo, LA EMPRESA podrá transferir sus datos personales cuando dicha transferencia esté prevista en la Ley.
Medidas de seguridad
LA EMPRESA ha adoptado las medidas de seguridad, administrativas, técnicas y físicas, que considera necesarias para proteger sus datos personales, los cuales estarán almacenados de forma segura en un banco de datos electrónico, contra daño, pérdida, alteración, destrucción o contra el uso, acceso o tratamiento no autorizado.
El acceso a sus datos personales, en poder de LA EMPRESA, se limitará a las personas que necesiten tener acceso a dicha información, con el propósito de llevar a cabo las finalidades identificadas en este Aviso de Privacidad y durante la temporalidad necesaria para ello.
Protección a menores, personas en estado de interdicción o incapacidad
LA EMPRESA no recolecta ni trata datos personales de menores, personas en estado de interdicción o incapaces, a menos que hayan sido proporcionados por alguno de sus padres, su tutor o representante legal, según corresponda. En caso que LA EMPRESA considere que los datos personales han sido proporcionados por un menor, una persona incapaz o en estado de interdicción, en contravención al presente Aviso, procederemos a eliminar tales datos personales a la brevedad. Si tiene conocimiento de que algunos datos personales han sido proporcionados por un menor de 18 años, o por una persona incapaz o en estado de interdicción, por favor envíe un correo electrónico a: legal@justworks.com
Derechos que le corresponden al titular de los datos personales
Usted, como titular de datos personales podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos “ARCO”), establecidos en la Ley. Asimismo, podrá revocar, en todo momento, el consentimiento que haya otorgado y que fuere necesario para el tratamiento de sus datos personales. Para revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, deberá presentar su solicitud al correo electrónico legal@justworks.com. Por favor tome en cuenta que en caso de revocar su consentimiento, LA EMPRESA no podrá cumplir con las finalidades antes descritas incluyendo obligaciones legales.
Para que LA EMPRESA pueda darle seguimiento a su solicitud, usted o su representante legal, deberán acreditar correctamente su identidad, por lo que deberá acompañar su solicitud con copia de alguna identificación oficial vigente.
En caso de que la información proporcionada en su solicitud sea errónea o insuficiente, o bien, no se acompañen los documentos de acreditación correspondientes, LA EMPRESA, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, podrá requerirle que aporte los elementos o documentos necesarios para dar trámite a la misma. Usted contará con diez (10) días hábiles para atender el requerimiento, contados a partir del día siguiente en que lo haya recibido. De no dar respuesta en dicho plazo, se tendrá por no presentada la solicitud correspondiente.
LA EMPRESA le comunicará la respuesta en un plazo máximo de veinte (20) días hábiles contados desde la fecha en que se recibió la solicitud y sus documentos completos, a efecto de que, si resulta procedente, haga efectiva la misma dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a que se comunique la respuesta. La respuesta se dará vía electrónica a la dirección de correo que se especifique en su solicitud.
Opciones para limitar el uso o divulgación de sus datos personales
Usted podrá limitar el uso o divulgación de sus datos personales para evitar que sean utilizados o divulgados.
Si desea limitar el uso o divulgación de sus datos personales, deberá presentar su solicitud al correo electrónico legal@justworks.com , en el entendido de que LA EMPRESA no podría cumplir con algunas de sus obligaciones si esto sucede.
Cambios al Aviso de Privacidad
En caso de existir cambios, actualizaciones o modificaciones al presente Aviso de Privacidad, se pondrá a su disposición la versión actualizada del mismo, previa solicitud enviada al correo electrónico legal@justworks.com.
Contacto
En caso de tener dudas o comentarios respecto a este Aviso de Privacidad o si quisiera ejercitar cualquiera de los derechos que por la Ley le corresponden, le pedimos nos contacte al correo electrónico legal@justworks.com.
Los términos definidos previstos en el presente Aviso de Privacidad tendrán el significado que en el mismo se atribuye, y, en su defecto, el previsto en la Ley (incluyendo su Reglamento) y/o cualquier normatividad que los sustituya.
CONSENTIMIENTO EXPRESO DEL TITULAR
Manifiesto y confirmo que he leído y entiendo el presente Aviso de Privacidad y otorgo mi consentimiento a fin de que se lleve a cabo el tratamiento y transferencia de mis datos personales, financieros y sensibles para las finalidades necesarias y no necesarias en los términos del presente. De igual forma, confirmo que he informado a las personas de las cuales he proporcionado datos personales sobre el tratamiento que se dará a sus datos y que cuento con su autorización para proporcionarlos.
En términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su Reglamento, le informamos que, ante la negativa de respuesta a las solicitudes de derechos de acceso, rectificación, cancelación u objeción (derechos ARCO) o cualquier otro derecho relacionado con sus datos personales, o inconformidad con la misma, usted puede presentar ante el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, la correspondiente Solicitud de Protección de Derechos en los plazos y términos fijados por el capítulo VII de la Ley y otros relacionados, así como los correspondientes del Reglamento.